IT-system

Idag är ett välfungerande internt IT-system otroligt viktigt för de flesta företag. Det skapar möjlighet till enkel kommunikation mellan de som arbetar inom företaget samtidigt som det skapar ett informationsflöde som gör det smidigt i mötet med kunder och leverantörer.

De företag som inte anpassat IT-systemet utifrån egna behov hamnar ofta i situationer då en ”flaskhals” uppstår i informationsflödet. Något som därmed kan kosta företaget stora summor i förlorade intäkter.

Kommunikation

För att en smidig kommunikation ska kunna ske inom ett företag bör man se över behov av både direktkommunikation (telefon, chat) samt överföring av information (mail, affärssystem osv.)

Tidigare var det vanligt att man hade telefoner som använder internt och andra telefoner som användes externt. Men dessa system har nu interagerats med varandra vilket gör att man ofta kan ringa både internt och externt med samma telefon. Det som skiljer är vilket system som används och därmed vilken kostnad som uppstår.

I val av affärssystem är det otroligt viktigt att alla delar av företaget kan ta del av relevant information och att det sker så automatiskt som möjligt. Ett exempel är när en vara scannas  och säljs i kassan. Då registreras detta på lagerinfon och när den är för låg går ett meddelande ut till de som beställer varorna. Därmed finns en smidig och snabb kommunikation som skapar ett arbetsflöde som underlättar arbetet.  Några vanliga affärssystem utvecklas av Visma, Specter och Ifsworld.

Molntjänster

Tack vare molntjänster får alla anställda tillgång till samma information, filer och arbetsdokument. Detta oavsett var man befinner sig i världen. Allt som man behöver nå finns online och därmed skapas en stor flexibilitet gällande arbetsplats och möjlighet att nå relevant information.

Skillnaden mellan molntjänster mot privatpersoner och mot företag handlar främst om vilka funktioner som ingår. Privatpersoner nöjer sig oftast med enklare molntjänster så som Dropbox. En tjänst där man kan spara, redigera och dela dokument.

Företag har däremot betydligt högre krav på funktion och flexibilitet. Det gör också att man väljer molntjänst helt efter vilka behov som finns. Det finns molntjänster som specialiserat sig på projektledning där man visserligen kan spara filer men där den största delen handlar om att dela information, kunna chatta och kommentera samt se hur projektet rör sig framåt.

Beroende på vilka funktioner som efterfrågas varierar prisnivån. Generellt är därmed molntjänster för företag betydligt dyrare än de som vänder sig mot privatpersoner.

Säkerhet

Genom att allt fler företag arbetar med IT-baserade affärslösningar har även behovet av tydliga säkerhetsrutiner blivit uppenbart. Till viss del handlar det om att skapa olika behörighetsnivåer för de anställda så att de enbart kommer åt den information som är relevant för dem och inte får tillgång till känslig affärsinformation. Det handlar även om att få de anställda att välja ”svåra” lösenord så att det inte obehöriga kommer in i systemen.

Oftast är det inte säkerhetsproblem i affärssystemet som ligger till grund för de problem som uppstår. Det är oftast den ”mänskliga faktorn”. Att man glömmer att stänga av en dator, att man har lösenordet uppskrivet i plånboken osv. Trots detta är det en faktor som man ofta glömmer inom säkerhetsutbildning på företag. Genom regelbundna kurser och utbildningar kan man öka säkerhetstänket hos de anställda vilket höjer den generella säkerhetsnivån betydligt.