Ekonomisystem

De allra flesta företag har något ekonomisystem förutsatt att denna tjänst inte köps av externt företag. Det är enbart hos de allra minsta företagen (Enskild firma med låg omsättning) som ekonomisystem inte används löpande. Men detta är mycket ovanligt.

Orsaken att företag bör prioritera passande ekonomisystem är att dessa på ett tydligt sätt presenterar den ekonomiska situationen och därmed påvisar vad företagsledningen bör prioritera i framtiden gällande ekonomiska mål.

Redovisning

Den löpande bokföringen sker i redovisningsprogram/bokföringsprogram. Denna redovisning kan ske varje dag eller regelbundet ex. en gång i veckan. Vissa företagsformer har krav på att redovisning sker på ett specifikt sätt medan det i andra företagsformer inte finns samma regelverk. Man bör alltså vara insatt i vad som gäller för aktuell företagsform.

Många av de redovisningsprogram som finns på marknaden kostar en fast summa per år (abonnemang). Då får man både uppdateringar i programmet utifrån förändrade skattelagar m.m. samt ofta tillgång till support om så skulle behövas.

Även om programmen är pedagogiskt uppbyggda och support finns tillgänglig bör man, på större företag, ha utbildad personal som sköter dessa frågor. Finns inte den möjligheten är ett alternativ att köpa in redovisningstjänster.

Budgetering

När ekonomisystem används skapas även tydliga förutsättning för att kunna utforma budget. Med statistik från tidigare tidsperioder kan budget sättas utifrån de affärsmål som gäller. I dessa program är det vanligt att man kan sätta behörighetsnivåer så att personer bara får tillgång till de budgetar som påverkar deras verksamhet. Samtidigt kan flera personer vara involverade i samma budgetarbete ex. via molntjänster.

Med ett smidigt budgetsystem skapas förutsättningar för personal på ekonomiavdelningarna att lägga tid och energi på andra ekonomiska frågor. I likhet med alla administrativa system är målet att minska arbetsbördan och samtidigt öka den ekonomiska nyttan.

Uppföljning

Att ha en löpande redovisning och skapa en tydlig budget är viktigt. Det handlar om att samla in, sortera och presentera ekonomisk information. Men frågan är vad man sedan gör med denna informationen. För alla företag är därmed uppföljningen ett mycket viktigt steg för att kunna utveckla företaget i rätt riktning.

Bland annat kan uppföljningen handla om att jämföra och värdera resultat från olika tidsperioder och hitta orsaker till dessa förändringar. Det kan därmed även vara en grundläggande faktor för kommande budget. Budgeten talar om hur man vill att ekonomin ska utveckla sig, redovisningen visar hur det blev och uppföljningen vad man väljer att ta för beslut utifrån detta.